Des modèles de renonciation gérés pour les associations membres
Cet article fait partie de notre série d’aperçus de Curling IO v3, où nous explorons certaines fonctions offertes dans la prochaine version.
Les associations membres ont parfois besoin de plus qu’une renonciation recommandée. Une police d’assurance collective peut exiger que chaque club membre présente le même texte approuvé à ses participants.
Envoyer un document Word à chaque club diffuse le texte sans en garder le contrôle. Un club peut modifier sa copie, manquer la mise à jour suivante ou continuer de recueillir des réponses à une ancienne version. L’association risque ensuite de ne pas pouvoir déterminer de façon fiable le document qu’un participant a réellement vu.
Curling IO v3 reliera ces éléments. Une association membre peut publier une renonciation verrouillée, la rendre disponible à ses clubs membres, la mettre à jour au même endroit et voir quels clubs ont des participants qui y répondent.
Voir le parcours des renonciations gérées
Ce tutoriel montre le parcours complet : créer des modèles gérés et personnalisables, publier une nouvelle version, activer les renonciations de l’association dans un club membre et consulter les versions et les réponses.
De la police d’assurance collective à la réponse du participant
Supposons que la police d’assurance collective de l’association de curling de démonstration exige que chaque participant adulte accepte une renonciation approuvée relative à la responsabilité civile générale. Voici comment cela fonctionnerait dans Curling IO v3.
1. L’association publie un modèle de renonciation géré
Un modèle géré est une renonciation contrôlée par l’association que les clubs membres peuvent utiliser sans la modifier. L’association le crée une seule fois et contrôle le nom, le contenu, le texte d’acceptation et la plage d’âge inclusive. Un âge minimum de 18 ans inclut les participants de 18 ans et plus.
La renonciation peut contenir des variables pour le nom du club membre, sa province et son association membre. Curling IO les remplace pour chaque club. L’association n’a donc pas à maintenir des copies distinctes de documents autrement identiques.
2. Les clubs membres activent la renonciation de l’association
Les renonciations gérées disponibles sont activées par défaut pour les nouveaux clubs membres. Lorsqu’une association ajoute ensuite une renonciation gérée, les clubs existants la voient désactivée dans leur liste Renonciations de l'association. Ils peuvent la consulter et l’activer lorsqu’ils sont prêts à recueillir des réponses.
Une fois activée, le club ne peut pas changer le document ou la plage d’âge contrôlés par l’association. Il peut désactiver la renonciation, mais ne peut pas en modifier discrètement le texte tout en continuant de la présenter comme celle de l’association.
3. Les participants répondent pendant l’inscription
Lorsqu’une renonciation s’applique à un participant, Curling IO présente le document actuel de l’association pendant l’inscription. Le titulaire du compte l’accepte pour lui-même ou répond, lorsque nécessaire, comme tuteur légal du participant.
La réponse enregistrée contient le modèle géré, sa version et le document exact dont les variables ont été remplacées, tel qu’affiché à ce moment. Elle consigne aussi l’âge du participant, la personne qui a répondu et son lien de tutelle, le cas échéant.
4. L’association voit quels clubs l’utilisent
Les rapports de l’association membre indiqueront quels clubs ont des réponses de participants liées à chaque renonciation gérée. C’est plus utile que de vérifier si une renonciation est activée. Un club peut l’activer sans inscrire personne, tandis qu’une réponse enregistrée prouve que le document géré a été présenté et a reçu une réponse.
Le rapport fournit la preuve que les clubs recueillent des réponses à la renonciation gérée par l’association. Il ne conclut pas automatiquement, sur le plan juridique, qu’un club a satisfait à toutes les conditions d’une police d’assurance. Ces polices peuvent imposer des exigences que Curling IO ne peut pas déduire.
Mettre à jour tous les clubs sans remplacer l’historique
Lorsque le texte approuvé ou les exigences d’âge changent, l’association publie une nouvelle version du modèle géré. Elle devient immédiatement le document présenté par chaque club membre qui utilise cette renonciation.
Les personnes qui n’ont pas répondu voient la dernière version. Les participants qui ont déjà répondu pendant la saison ne sont pas sollicités de nouveau simplement parce que l’association a publié une mise à jour.
L’ancienne version et ses réponses ne sont pas écrasées. Les clubs membres peuvent consulter l’historique des versions et comparer les changements, mais ne peuvent pas ramener une renonciation gérée à une ancienne version ni appliquer la leur. Chaque réponse historique montre toujours le document exact présenté à ce participant.
Utiliser un modèle personnalisable lorsqu’un verrouillage n’est pas requis
Un contrôle central n’est pas toujours nécessaire. Une association peut proposer un texte de départ utile que les clubs adaptent à leurs programmes, installations ou conseils juridiques locaux. Elle peut alors publier un modèle personnalisable. Voici les différences pratiques :
| Modèle géré | Modèle personnalisable | |
|---|---|---|
| Texte contrôlé par | L’association membre | Le club membre |
| Mises à jour ultérieures de l’association | Appliquées à tous les clubs qui l’utilisent | Ne changent pas les renonciations enregistrées des clubs |
| Réponses liées au modèle de l’association | Oui | Non |
| Usage recommandé | Assurance collective ou politique d’association exigeant un texte uniforme | Texte de départ facultatif que les clubs peuvent adapter |
Choisir un modèle personnalisable préremplit un nouveau formulaire de renonciation. Le club peut modifier le contenu avant d’enregistrer, et la renonciation obtenue lui appartient. C’est pratique, mais la commodité et la conformité sont deux choses distinctes. Si l’assureur exige un texte inchangé dans tous les clubs, le modèle géré est conçu pour conserver ce contrôle.
Plus qu’un document téléversé et une case à cocher
Un simple champ de renonciation peut afficher un texte et recueillir un accord. Il ne donne pas à une association le contrôle de ce document dans des clubs indépendants, ne conserve pas chaque version et ne relie pas chaque réponse à sa source gérée.
Ce lien est l’élément important de la conception de la version 3. L’association publie l’exigence. Les clubs l’utilisent sans la copier. Les participants répondent au document actuel. Les dossiers obtenus indiquent la version présentée et l’endroit où elle a été utilisée.
Voici le plus récent article de notre série sur les fonctions à venir dans Curling IO v3. Nous continuerons de montrer les vrais parcours à mesure qu’ils prennent forme, y compris les changements pour les associations membres, les clubs membres et les personnes qui s’inscrivent.